Giderleri Kategorize Et ve Aykırı Değerleri Yapay Zekâyla Yakala
4 dk okuma
Gider incelemesinin çoğu, bir tabloyu kaydırıp göze tuhaf gelen her şeyi aramakla yapılır. Bu, açıkça yanlış olan tek kalem için işe yarar ama benzer harcamaları grupladığında ortaya çıkan ve kaydırmanın asla yapmadığı örüntüyü kaçırır. Ayın kırk yazılım gideri kalemini inceleyen bir finans yöneticisi tek bir büyük aykırı değeri kolayca yakalayabilir ve yine de farklı ekiplerde aynı işlevi sessizce yineleyen bir avuç küçük harcamayı gözden kaçırabilir.
Dikkat
Satır satır taramak, kendiliğinden göze batan aykırı değeri yakalar. Birçok küçük harcamaya yayılmış ve ancak gruplandığında görünür olan bir örüntüyü yakalamaz.
Bir örüntünün içine saklanmış aykırı değer hiçbir şeye benzemez; örüntüyü gruplayana ve geriye ayakta kalan tek şey o olana kadar.
Göz kararı gruplanmış örüntüleri neden kaçırır
Tek bir 2.000 $'lık harcama hemen göze çarpar. Aynı satıcıdan, tarih sırasıyla bir tabloya yayılmış on adet 200 $'lık harcama çarpmaz; oysa aynı toplama ulaşırlar ve aynı altta yatan sorunu temsil ediyor olabilirler. Büyük bir sayıyı yakalayan görsel tarama, bir örüntüyü yakalamak için gereken karşılaştırmadan temelde farklıdır ve çoğu gider incelemesi yalnızca ilkini yapar.
Üç farklı ekibin her birinin bağımsız olarak bir proje yönetimi aracına abone olduğu, her biri ayda yaklaşık 150 $ ödediği ve harcamalar ekstrede farklı gider kategorilerine ve farklı aylara dağıldığı için örtüşmeyi hiç fark etmediği bir şirket düşün. Satır satır taradığında üç harcamanın hiçbiri tek başına işaretlenecek kadar büyük değildir. Satıcıya ve kategoriye göre gruplandığında örüntü, kabaca aynı işi yapan üç araç için ayda 450 $, satır satır bir taramanın asla ortaya çıkarmayacağı açık bir bulguya dönüşür.
Önce: ayın işlemlerini kaydır, olağandışı büyük görüneni işaretle, devam et.
Sonra: kalemleri Claude'a yapıştır, kategorilere ayırmasını iste ve yalnızca büyüklüğü değil, hem büyüklüğü hem örüntüyü hesaba katan işaretlenmiş aykırı değerleri al.
Kategorize etmek ve aykırı değerleri işaretlemek için bir süreç
- 1
Özetlenmiş toplamı değil, gerçek kalemleri yapıştır
Bireysel işlemler gruplamayı mümkün kılan şeydir. Önceden toplanmış bir kategori toplamı, içindeki örüntüyü görmek için ihtiyaç duyduğun ayrıntıyı çoktan atmıştır.
- 2
Sabit sayıda kategori iste
Açık uçlu bir gruplama yerine belirli bir sayı, beş kategori iste. Sabit bir sayı, analizi harekete geçirmeyi zorlaştıran bir düzine neredeyse aynı grup yerine gerçekten ayrı gruplar zorlar.
- 3
Aykırı değerleri işaretlemek için gerçek bir dolar eşiği koy
“Olağandışı olan her şey” yerine 2.000 $ üstü gibi gerçek bir sayı ver. Eşik, işareti nesnel ve aylar boyunca tekrarlanabilir kılar; incelemeyi her yaptığında farklı bir yargı yerine.
- 4
İşaretlenen kalemleri düştükleri kategoriyle karşılaştır
Hiçbir kategoriye temiz uymayan bir aykırı değer, çoğu zaman yalnızca büyük ama beklenen olandan daha fazla araştırmaya değerdir. Yalnızca işareti değil, kategorizasyonun kendisini de bir sinyal olarak oku.
İşte geçen ayın yazılım harcamasından 40 gider kalemi. Bunları beş kategoriye ayır ve açık bir kategoriye uymayan, 2.000 $'ı aşan her tekil kalemi işaretle.
”Kategoriler oluştuktan sonra, aynı kategori içindeki neredeyse yinelenen satıcıları özellikle kontrol etmeye değer; çünkü aynı amaca hizmet eden iki araç nadiren tek büyük bir aykırı değer olarak çıkar, gruplandıklarında ancak gereksiz görünen iki orta boy harcama olarak çıkarlar.
Bulduğun “yazılım araçları” kategorisinde, benzer ya da örtüşen bir amaca hizmet ediyor gibi görünen satıcılar var mı? Birleştirme için araştırmaya değer her çifti işaretle.
”
Claude Tutorial içinde
Dağınık kalemleri yargılamadan önce gruplamak aktarılabilir bir beceridir.
Her birini ayrı ayrı yargılamak yerine, neyin normal neyin olmadığına karar vermeden önce bir grup bireysel kaydı kategorize etmek, gider incelemesinin çok ötesinde geçerlidir. Uygulamada bu konuda, aykırı değer aradığın her veriye taşınan alıştırmalarla tam bir ders var.
Bulgunun aykırı değer değil örüntü olduğu durum
Bazen hiçbir şey dolar eşiğini aşmaz ama bir kategorinin kendisi beklediğine göre büyümüştür. Bu farklı türden bir bulgudur ve tek bir kalem olağandışı görünmese bile ortaya çıkarmaya değer. Tek bir harcama öne çıkmadan çeyrekten çeyreğe yüzde 40 büyüyen bir kategori, yalnızca eşiğe dayalı bir işaretin her zaman kaçıracağı türden tam bir yavaş kaymadır.
İpucu
Claude'dan yalnızca bireysel aykırı değerleri değil, toplamı içindeki kalem sayısına göre orantısız görünen her kategoriyi işaretlemesini iste. Çok sayıda küçük harcaması olan bir kategori, her harcama tek başına sıradan görünse bile gerçek bir bulguya ulaşabilir.
Bu kalemlerin hiçbiri tek başına 2.000 $'ı geçmiyor ama toplamı tipik bir aya göre orantısız hissettiren her kategoriyi işaretle ve onu özellikle neyin öne çıkardığını açıkla.
”Varsa, bu ayın kategorize edilmiş toplamlarını önceki bir ayınkilerle karşılaştırmaya da değer; çünkü birkaç ay boyunca istikrarla büyüyen bir kategori, bir kez sıçrayıp normale dönenden farklı bir hikâye anlatır.
İşte üç ay öncesine ait aynı kategorizasyon. İkisini karşılaştır ve yalnızca mutlak dolar olarak değil, toplam harcama içindeki pay olarak en çok hangi kategorilerin büyüdüğünü söyle.
”Okumaya devam et
- Savunmacı Görünmeyen Bir Bütçe Sapması Açıklaması Yazmak: işaretlenmiş bir kategoriyi, bir finans komitesinin gerçekten okuduğu açıklamaya dönüştürmek.
- Bir Finansal Özeti Yola Çıkmadan Önce Keskinleştirmek: bunun gibi bir bulgunun yazıya döküldüğünde gerçekten öne çıktığından emin olmak.
- Tek Bir Finansal Raporu Yönetim Kurulu ve Ekip İçin Uyarlamak: bunun gibi kategorize edilmiş bir analizin daha büyük bir raporun parçası olduğunda vardığı yer.