Günlük İK iş akışlarında Claude nasıl kullanılır

İK işi çok fazla tekrarlayan yazı içerir: iş ilanları, politika güncellemeleri, işe alım mesajları, performans iletişimleri. Her biri öngörülebilir bir yapıyı izler ama yine de her seferinde uyarlanması gerekir ve çoğu, belirsiz kalırsa ya da tonu tutturamazsa gerçek bir ağırlık taşır. Bu bileşim, tekrarlayan ama yüksek riskli, tam da Claude'un yararlı olduğu yerdir. 60 kişilik bir şirketteki bir İK uzmanı aynı öğleden sonra bir politika güncellemesi, bir hoş geldin e-postası ve bir performans görüşmesi metninin bir bölümünü yazabilir ve hiçbiri aceleyle yazılmış gibi görünmeyi göze alamaz.

Boş bir sayfadan değil, kendi yapından başla

Çoğu İK ekibinin, hiç yazıya dökülmemiş olsa bile, tekrarlayan belgeler için örtük bir şablonu vardır. Bir iş ilanı her seferinde aşağı yukarı aynı biçimi izler. Şirket genelindeki bir duyuru da. Bir politika güncellemesi de. Yapı ekibin ortak hafızasında vardır, yalnızca bilinçli olarak yeniden kullanılacak kadar açık hâle getirilmemiştir.

Hata, bu biçimi her promptta sıfırdan yeniden anlatmaktır. Bunun yerine yapını bir kez tarif et ve yeniden kullan.

Zayıf prompt: “Yeni masraf sürecimiz hakkında bir politika güncellemesi yaz.”

Güçlü prompt: “Yeni masraf sürecimiz hakkında olağan yapımızı izleyen bir politika güncellemesi yaz: neyin değiştiği, neden, neyin aynı kaldığı ve yürürlük tarihi. En fazla bir sayfa, sade dil, hukuki jargon yok.”

İkinci versiyon şişirildiği için uzun değildir. Claude'un aksi hâlde tahmin etmek zorunda kalacağı her kararı ortadan kaldırdığı için uzundur: biçim, ton, uzunluk ve “bitmiş”in neye benzediği.

Hassas taslakları göndermeden önce gözden geçirmek

Politika değişiklikleri, yeniden yapılanma ya da ücrete dokunan her şey gibi hassas konularda ilk taslağı Claude ile üret, sonra bir meslektaşının taslağını gözden geçireceğin gibi gözden geçir. Yargın için bir başlangıç noktasıdır, onun yerine geçmez. Claude'a göre tamamen net okunan bir taslak, bir ekibin belirli yakın geçmişini hesaba katmıyorsa, altı ay önceki bir işten çıkarma turu, süren bir sendika görüşmesi, belirli ifadelerin nasıl okunacağını değiştiriyorsa, yine de kötü karşılanabilir.

Yararlı bir gözden geçirme, yalnızca “bu doğru mu görünüyor” değil, birkaç belirli şeyi kontrol eder:

Hızlı bir ilk taslak, onu göndermek için hızlı bir karar anlamına gelmez. Bunlar iki ayrı adımdır.

Gerçek duygusal ağırlığı olan bir mesaj için, örneğin bazı çalışanlar için kapsamı azaltan bir yan hak değişikliği duyurusu için, hızlı bir ilk geçişten sonra yalnızca kendi okumana güvenmek yerine Claude'dan taslakta etkiyi küçümsüyor gibi okunabilecek her şeyi işaretlemesini açıkça istemeye değer.

İyi bir taslağı yeniden kullanılabilir bir şablona dönüştürmek

Zamanla iyi çalışan mesajları şablon olarak sakla; böylece benzer bir sonraki görev yeni bir denemeden değil kanıtlanmış bir yapıdan başlar. Bu, Claude ile İK yazımında en az kullanılan alışkanlıklardan biridir: çoğu insan iyi karşılanan bir versiyonu zaten bulduktan sonra bile aynı türden mesajı her seferinde sıfırdan yeniden yapar.

Bir mesaj işe yaradığında Claude'dan onu, değişen kısımlar için yer tutucular içeren bir şablona dönüştürmesini iste.

Benzer bir politika bir dahaki sefere değiştiğinde boş bir sayfadan yazmak yerine üç yer tutucuyu dolduruyorsun ve ton ile yapının ekibin için işe yaradığı zaten kanıtlanmış.

Bir şeyin yeniden kullanıma hazır olup olmadığını kontrol etmenin hızlı yolu

Her taslak şablon olmayı hak etmez. Birini kaydetmeden önce, başka ayrıntılar konulduğunda hâlâ anlamlı olup olmayacağını sor. Yalnızca bu tek kesin durum için işleyen bir şablon henüz gerçekten bir şablon değildir, yalnızca bir kez şanslı çıkan bir taslaktır. Çok belirli, sıra dışı bir koşul etrafında yazılmış bir duyuru, örneğin bir bina sorunu nedeniyle tek seferlik ofis kapatma, muhtemelen genel olarak kapatmalar için standart şablon olmamalıdır.

İşe alım mesajları, her seferinde sıfırdan başlamadan

İşe alım, İK yazımının en tekrarlayan kısımlarından biri ve ek çaba harcamadan kişisel hissettirilmesi en kolay olanlardan biridir. Bir hoş geldin e-postası, bir ilk hafta programı, ekibe bir tanıtım: yapı işe alımlar arasında neredeyse hiç değişmez ama ayrıntılar değişir. Aynı ay dört yeni çalışanı işe alıştıran bir İK koordinatörü, gerçekte değişken içerik yalnızca bir ad, bir yönetici ve bir başlangıç tarihiyken, işlevsel olarak aynı e-postayı yazarak kişi başına kolayca bir saat harcayabilir.

Zayıf prompt: “Yeni bir çalışan için hoş geldin e-postası yaz.”

Güçlü prompt: “Pazartesi müşteri destek uzmanı olarak başlayan yeni bir çalışan için hoş geldin e-postası yaz. Yöneticisinin adını (Priya), ilk hafta programını (pazartesi oryantasyon, salı ve çarşamba gölge çalışma, perşembe ilk bağımsız vardiya) ve ekip kültürüne dair belirli bir şeyi ekle: cuma öğleden sonraları kahve eşliğinde bir retro yapıyoruz.”

Şablonları tüm İK ekibiyle paylaşmak

Yalnızca bir kişinin kafasında ya da bir kişinin sohbet geçmişinde yaşayan bir şablon yalnızca o kişiye zaman kazandırır. Daha büyük getiri, bireysel şablonları tüm ekibin yararlandığı ortak bir sete dönüştürmekten gelir; böylece yeni bir İK çalışanı zaten var olan aynı iş ilanını ya da duyuru yapısını yeniden kurmaz. Her biri aynı işe alım e-postasını bağımsız olarak yeniden icat eden üç İK uzmanından oluşan bir ekip yaygın, önlenebilir bir israftır ve genellikle yalnızca kimse iyi versiyonu bulunması kolay hâle getirmediği için olur.

Bir şeyi ilk iyi yazışın bir taslaktır. İkinci kez bilerek yeniden kullanışın bir şablondur. Fark, ekibindeki başka birinin onu bulup bulamamasıdır.

Okumaya devam et

• Claude ile daha iyi iş ilanları yazmak: en yaygın tekrarlayan İK belgesi ve bu aynı yaklaşımı uygulamaya koymak için doğal bir yer.
• Claude ile mülakat değerlendirmelerini yapılandırmak: o ilandan adaylar mülakata girdiğinde ve notları adil biçimde karşılaştırman gerektiğinde.