Dağınık Bir Yapılacaklar Listesini Takip Edeceğin Bir Plana Dönüştür
4 dk okuma
Çoğu yapılacaklar listesi, aklına gelebilen her şeyin aklına geliş sırasıyla yazılmış hâlidir. Her kalem aynı görsel ağırlığa sahiptir, bu yüzden en yakın vadelisi değil, en kolayı ilk yapılır. Sabah 9'da on iki kalemlik bir liste açan biri, 15.00'te teslim edilecek müşteri teklifine dokunmadan önce üç kısa e-postayı halletmeye çok daha yatkındır; sırf e-postalar orada durup eşit derecede acil görünüyor diye.
Dikkat
Sırası olmayan bir liste bir plan değildir; varsayılan olarak çizmesi en az çaba gerektiren kalemi izleyen bir kuyruktur. Bu, nadiren en yakın son tarihli kalemdir.
Bir yapılacaklar listesi tabağında ne olduğunu söyler. Önce neyi yiyeceğini söylemez.
Sıralanmamış bir liste neden acil olanı değil kolay olanı kayırır
Açık bir sıra olmadan doğal içgüdü, en yaklaşılabilir hissettirenle başlamaktır; bugün gerçekten teslim edilecek raporu başlatmak yerine kısa bir e-postayı yanıtlamak. Bu tembellik değil, sıralanmamış bir listenin seni yönelttiği yerdir. Zor bir göreve başlamanın zihinsel maliyeti, o an üç kolayı bitirmenin maliyetinden yüksek hissedilir; zor görev, gecikmesinin gerçek sonuçları olan görev olsa bile.
On iki kalemlik bir liste düşün: 15.00'te teslim edilecek bir müşteri teklifi, bir avuç kısa yanıt, dosyalanacak bir belge ve ayarlanacak bir arama. Sabah 11'e kadar yedi kolay kalem bitmiştir ve üretken hissettirir, ama katı bir son tarihi ve gerçek riski olan tek kalem olan teklife dokunulmamıştır. Öğleden sonra bir telaşa dönüşür; günün yeterli saati olmadığı için değil, sabahın başlaması en kolay hissettirene harcandığı, zamana ilk olarak gerçekten ihtiyaç duyana değil.
Önce: her şeyi aklına geldikçe yaz, en kolay hissettirenle başla, gerçek son tarihe en son ya da hiç ulaşma.
Sonra: Claude'a tam listeyi ve gerçek son tarihlerini ver ve sıralanmış bir plan al: belirli bir saatten önce olması gerekenler, bekleyebilecekler ve bu hafta hiç olması gerekmeyenler.
Bir listeyi gerçekten önemli olana göre sıralamak için bir süreç
- 1
Claude'a yalnızca seni endişelendiren kalemleri değil, tam listeyi ver
Küçük şeyler dahil her şeyi yapıştır. Tam resimdeki bir boşluk, kolay bir görevi, aynı saatler için yarışan diğer işlere göre olduğundan daha acil gösterebilir.
- 2
Yalnızca görev adlarını değil, gerçek son tarihleri ve riskleri ekle
Hangi kalemlerin katı bir son tarihi olduğunu ve hangilerinin olmadığını, her biri kayarsa ne olacağını söyle. “15.00'te teslim” ile “bugün bitirmek güzel olurdu” farklı muamele gerektirir ve liste tek başına bunu göstermez.
- 3
Tek bir sıralı liste değil, üç katman iste
Kalemleri belirli bir saatten önce teslim edilecekler, yarına kadar bekleyebilecekler ve bu hafta hiç olması gerekmeyenler olarak gruplanmış iste. Üç katman, tek uzun bir sıralamadan daha kolay uygulanır.
- 4
Verildiği hâliyle listeyle değil, üst katmandaki ilk kalemle başla
Sıralandıktan sonra planı sırayla işle. En kolay hissettirene geri dönmek, sıralamanın amacını boşa çıkarır ve sıralı liste orada dururken kolayca geri dönülen bir alışkanlıktır.
İşte bugünün yapılacaklar listem, 12 kalem, iş ve kişisel karışık. 15.00'te bir müşteri teklifinde katı bir son tarihim var. Bunu 15.00'ten önce yapmam gerekenler, yarına kadar bekleyebilecekler ve bu hafta hiç olması gerekmeyenler olarak sırala.
”Listedeki birkaç kalem, her biri beş dakikadan kısa sürede halledilecek kadar hızlıysa, Claude'dan bunları ayrıca belirlemesini istemeye değer; böylece gün boyunca üst katmandaki kalemdeki odak zamanını kesmelerine izin vermek yerine hepsini kısa tek bir blokta temizleyebilirsin.
Bu listedeki hangi kalemler her biri 5 dakikadan kısa sürer? Bunları ayrı grupla; böylece teklife başlamadan önce hızlı tek bir blokta temizleyeyim, daha sonra odak zamanımı kesmelerine izin vermeyeyim.
”
Claude Tutorial içinde
Kolaylığa değil gerçek riske göre sıralamak aktarılabilir bir beceridir.
Başlaması en kolay olana kaymak yerine gerçekten en çok önemli olandan çalışmak, yapılacaklar listelerinin çok ötesinde geçerlidir. Uygulamada bu konuda, birbiriyle yarışan her talep yığınına taşınan alıştırmalarla tam bir ders var.
Liste gerçekçi olamayacak kadar uzunsa
Bazen dürüst sorun sıra değil, listede günün saatlerinden daha fazla saatlik iş olmasıdır. Sığmayan bir listeyi sıralamak yalnızca hangi kalemlerin kayacağını söyler, bunun kabul edilebilir olup olmadığını değil. Bunu önceden bilmek, saat 16.00'da keşfetmek yerine, neyi bırakacağın konusunda bilinçli bir seçim yapmanı gerçekten sağlayan şeydir.
İpucu
Claude'dan üst katmanın gerçekte ne kadar zaman gerektirdiğini, gerçekçi olarak sahip olduğun saatlere göre tahmin etmesini iste. Hâlâ sığmayan sıralı bir listenin, yalnızca yeniden sıralanmaya değil, bazı kalemlerin çıkarılmasına ihtiyacı vardır.
Bugün yaklaşık 5 saatlik odak sürem var. Üst katmandaki kalemlerin gerçekte ne kadar süreceğini tahmin et ve o katmandaki her şeyin sığıp sığmadığını ya da neyin yarına kayması gerektiğini bana dürüstçe söyle.
”Üst katman gerçekten sığmıyorsa, o an en az acil hissettirene kaymak yerine hangi kalemi ertelemenin en güvenli olduğunu özellikle sormaya değer; çünkü ikisi her zaman aynı şey değildir.
Üst katman, bugün gerçekte sahip olduğumdan yaklaşık 90 dakika fazla. İçindeki kalemlerden hangisini, sana verdiğim son tarihlere ve risklere göre, en az gerçek maliyetle yarına ertelemek en güvenli?
”Okumaya devam et
- Her Şey Acil Hissettirdiğinde Neyi Bırakacağına Karar Vermek: sıralı bir listenin bile üst katmanında günün kaldıramayacağı kadar şey olduğunda ne yapılacağı.
- Gerçekten Uyabileceğin Bir Hafta Planlamak: aynı sıralama disiplini, tek bir gün yerine tam bir haftaya uygulanmış.
- Toplantı Notlarını Dakikalar İçinde Bir Takibe Dönüştürmek: yapılacaklar listesindeki yeni kalemlerin çoğunun aslında nereden geldiği.