Her Şey Acilken Neyi Bırakacağına Nasıl Karar Verirsin
5 dk okuma
Birkaç şey aynı anda zamanın için yarıştığında içgüdü, en son isteyen ya da en çok üsteleyen için çalışmaktır. Bu duyarlı hissettirir ama gerçekte en büyük sonucu olan görevin, sen o sırada en gürültülü olanla uğraşırken sessizce kayıp gitmesi demektir. Bir müşteri teslimatı, bir ekip üyesinin gecikmiş değerlendirmesi ve bildirimlerle dolu bir Slack kanalı arasında denge kurmaya çalışan bir yönetici, sırf en çok gürültüyü yapan o olduğu için sabahı Slack'te geçirebilir.
Dikkat
Hissettiğin aciliyet ile gerçek aciliyet aynı şey değildir. En baskıcı hissettiren istek çoğu zaman yalnızca en son gelendir, en çok şeyin bağlandığı değil.
En gürültülü görev ile en önemli görev nadiren aynıdır. Onları öyleymiş gibi ele almak, önemli olanın kayıp gitmesinin yoludur.
Hacme tepki vermek neden neyin tehlikede olduğunu düşünmekle aynı şey değildir
En son bildirim gönderene yanıt vermek, bir şeyler yapılıyor olduğu için verimli hissettirir. Yapmadığı şey, rakip görevlerin her biri kayarsa gerçekte ne olacağını karşılaştırmaktır ve sırayı belirlemesi gereken şey yanıt hızı değil, bu karşılaştırmadır. Bir ekip üyesinin maaş görüşmesinden önce beklediği performans değerlendirmesi gibi gerçek bir son tarihi olan sessiz bir görev, sabırsız bir müşteri gibi asla hatırlatma göndermese bile gerçek bir ağırlık taşır.
Bu hafta üç işi olan birini düşün: cuma günü bir müşteri teslimatı, çarşamba günü bir ekip üyesinin performans değerlendirmesi ve sırf orada durarak baskı biriktiren yirmi okunmamış e-posta. E-postalar gözle görülür biçimde yığıldığı için acil hissettirir, ama çoğunun bir gün beklemesi muhtemelen gerçek bir sonuç doğurmaz. Sessiz ve önceliği düşürmesi kolay olan değerlendirme ise aslında karşı taraftaki başka birinin kararını engelliyor. Yalnızca görünen hacme tepki vermek e-postaları öne, değerlendirmeyi sona koyardı; gerçek riskin gösterdiğinin tam tersi.
Önce: en son ya da en ısrarla isteyen için çalışmak, daha sessiz ama daha riskli görevi beklemeye bırakmak.
Sonra: gerçek son tarihler ve sonuçlarla zamanın için gerçekten yarışan her şeyi listelemek ve Claude'dan dürüst, gerekçeli bir sıra almak; neyin rahatça kayabileceği dahil.
Gerçek baskı altında karar vermek için bir süreç
- 1
Yalnızca şu an en gürültülü olanı değil, gerçekten yarışan her şeyi listele
Sessiz ama sonuçları ağır görevi, az önce sana bildirim gönderenin yanına ekle. Listede değilse karara giremez ve sana bildirim göndermeyen görevler tam da kazara listeden en kolay düşenlerdir.
- 2
Her biri için gerçek son tarihi ve sonucu ver
Her biri kayarsa gerçekte ne olacağını söyle, yalnızca ne zaman teslim edileceğini değil. Aynı gün teslim edilecek iki görevin riski çok farklı olabilir; biri kayarsa küçük bir gecikme, öteki kayarsa onu bekleyen birine verilmiş tutulmayan bir söz.
- 3
Yalnızca sıralama değil, gerekçesi görünen bir sıra iste
Her kalemin neden o yere geldiğini sor, yalnızca son sırayı değil. Gerekçe, sıralamayı senin bildiğin ama Claude'un bilmediği bir şeyle sınamanı sağlar; örneğin yalnızca son tarihin düşündürdüğünden daha kırılgan bir müşteri ilişkisi.
- 4
Neyin rahatça kayabileceğini doğrudan sor
Hangi kalemin gerçek bir maliyet olmadan beklemesinin mümkün olduğuna dair dürüst bir cevap al, yalnızca hangisinin en sona kaldığını değil. Neyi bırakabileceğini bilmek, önce neyi yapacağını bilmek kadar yararlıdır; çünkü amaç her şeyi iyi yapmak değil, önemli olanları iyi yapmaktır.
Bu hafta üç işim var: cuma günü bir müşteri teslimatı, çarşamba günü bir ekip üyesi için performans değerlendirmesi ve okunmamış 20 e-postalık bir yığın. Bunlara hangi sırayla başlayacağıma karar vermeme yardım et ve üçünü de iyi yapamazsam neyi kaydırmam gerektiği konusunda dürüst ol.
”Hafta ortasında yeni bir iş çıktığında, yeni isteği acil hissettirdiği yere yerleştirmek yerine karşılaştırmayı listedeki her şeyle yeniden yapmaya değer; çünkü taze bir istek, yalnızca haberdar olduğun en yeni şey olduğu için çoğu zaman gerçekte olduğundan daha baskıcı görünür.
Yeni bir istek geldi: yöneticim bugün içinde yarınki bir yönetim toplantısı için rakamları derlememi istiyor. Bunu önceki üç kalemle yeniden sırala ve performans değerlendirmesinden gerçekten önemli mi yoksa yalnızca yeni olduğu için mi daha acil görünüyor, dürüstçe söyle.
”
Claude Tutorial içinde
Hacme tepki vermek yerine gerçek sonuçları düşünmek aktarılabilir bir beceridir.
Kim en yüksek sesle ya da en son istediğine göre değil, gerçekte neyin tehlikede olduğuna göre karar vermek, yoğun bir iş haftasının çok ötesinde geçerlidir. Uygulamada bu konuda tam bir ders var; birkaç şeyin aynı sınırlı zaman için yarıştığı her ana taşınan alıştırmalarla.
İki öncelik gerçekten eşit risk taşıdığında
Bazen dürüst karşılaştırma iki şeyin gerçekten eşit derecede önemli olduğunu gösterir ve hiçbir akıl yürütme net bir kazanan çıkarmaz. Bu gerçek bir cevaptır ve birine ötekinden fazla yapay bir güven dayatmaktansa bunu baştan bilmek daha iyidir. Gerçek bir beraberliği bir seçeneğin açıkça kazandığı gibi ele almak, asıl sorunun hiçbir zaman net bir kazanan olmaması olduğu hâlde, seçimi sonradan sorgulamaya yol açabilir.
İpucu
Claude'dan önemle ilgili olmayan bir beraberlik bozucu adlandırmasını iste; hangisinin daha az zaman aldığı ya da hangisinin son tarihinin daha katı olduğu. Riskler gerçekten eşit olduğunda pratik bir beraberlik bozucu, gerçekte var olmayan bir sıralamayı zorlamaktan iyidir.
Bu ikisinin önem açısından gerçekten yakın olduğunu söyledin. İkisi de ötekinden açıkça önde olmadığı için pratik bir beraberlik bozucu öner, gereken süre, son tarihin katılığı, ne mantıklıysa, ve hangisini işaret ettiğini söyle.
”Büyük bir tek taahhüt gibi görünen bir görevin aslında bölünüp bölünemeyeceğini de kontrol etmeye değer; zaman dardayken her kalemi ya hep ya hiç saymak yerine daha değerli yarısını şimdi, geri kalanını sonra yapmak.
Müşteri teslimatını, en önemli kısmı zamanında teslim edip daha az riskli bir bölümü her şeyi geciktirmek yerine gelecek hafta başına kaydıracak şekilde bölmenin bir yolu var mı?
”Okumaya devam et
- Dağınık Bir Yapılacaklar Listesini Gerçekten Uyacağın Bir Plana Dönüştürmek: aynı ayıklama disiplininin günlük sürümü, tek bir günün görev listesine uygulanmış hali.
- Gerçekten Sürdürebileceğin Bir Hafta Planlamak: bu önceliklendirme kararlarını gerçek bir haftalık programa yerleştirmek.
- Gerçekten Sana Benzeyen Bir E-posta Yanıtı Taslağı Hazırlamak: bekleyebileceğine karar verdikten sonra daha düşük öncelikli mesajları hızla halletmek.